Vous êtes l'université : L'organisation des élections universitaires

En mars et en avril, tout le monde vote à l'université !

Le chef d’orchestre pour l’organisation des élections aux conseils centraux de l’Université Paris Nanterre est la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI). Elle pilote le processus électoral et assure la coordination des actions menées par les directions centrales de l’université engagées dans celui-ci. Point COMMUN est allé à la rencontre de la DAJI et des directions centrales de l’université impliquées afin d’en savoir plus sur leur rôle et leurs missions dans l’organisation des élections de nos représentantes et représentants aux conseils centraux. La préparation des élections, c’est une organisation complexe avec notamment : des applications spécifiques avec la DRI, une communication multicanale avec la DIRCOM, une gestion rigoureuse des données et un contrôle des statuts par la DRH (avec l’implication de la DRED et de la DEF), une logistique bien huilée avec la DALOE, un dispositif de sécurité spécifique avec la DSSI… Avec ces entretiens croisés, nous vous invitons à entrer dans les coulisses des élections universitaires !

Point COMMUN : Bonjour, merci de répondre aux questions de Point COMMUN ! Votre direction est impliquée dans l’organisation des élections universitaires 2024, quel est son rôle précisément ? 

La Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles ( DAJI) : 
La Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI) a la charge des élections universitaires 2024, dont la première étape est le renouvellement complet des trois conseils centraux (CA, CFVU, CR) avant l’élection à la présidence de l’université par le conseil d’administration. 
La DAJI assure un rôle de pilotage du processus électoral et de coordination des différentes directions centrales engagées dans celui-ci (Dircom, DRI, DALOE, DSSI, DRH, DEF et DRED) en s’appuyant sur l’ensemble des services et composantes qui participent également au bon déroulement des scrutins. 
Notre direction intervient ainsi à chaque stade du processus : planification, organisation, surveillance des scrutins, proclamation des résultats et éventuellement gestion des contentieux. 
Nos objectifs sont – évidemment – de garantir la régularité juridique de l’ensemble du processus mais au-delà de s’assurer qu’il soit transparent, égalitaire et sécurisé.
C’est au Pôle instances, élections et statuts, sous la responsabilité de la directrice, Diane de BÉARN, qu’est confiée la réalisation de cette mission ; et plus précisément à Marvin VANHULLE (juriste chargé des affaires institutionnelles), Wendy KANGA TAMBO nouvellement arrivée (assistante juridique en charge des élections et des instances dont la CFVU et le CAC) et Florence VIGIER (assistante juridique recrutée en renfort pour ce processus). Mais en réalité, c’est l’ensemble de la direction qui est impliquée dans ce processus, soit en intervenant sur les actions élections (telle que la recevabilité des candidatures) soit en s’assurant que l’ensemble des missions permanentes de la DAJI sont bien assurées. La polyvalence est alors de mise. En effet, s’il est compréhensible que l’on ne mesure pas la charge de travail que cela constitue pour une direction impliquée, nous consacrons à ce processus  tout de même plus de 85% de notre temps de travail hebdomadaire (dont un Équivalent Temps Plein).

La Direction des Ressources Informatiques (DRI) :
La DRI participe directement à l’organisation des élections sur ces divers aspects :

• la préparation des listes électorales ;
• la mise à disposition d’un site internet ;
• la mise à disposition des listes de diffusion dédiées aux élections ;
• le développement d’une application de gestion des procurations des personnels ;
• le développement d’un système de consultation de son profil électoral ou de consultation des listes électorales ;
• l’assistance à l’emploi de formulaires pour intégrer des demandes de rectification des listes.

La direction de la communication (Dircom) :
En tant que direction de la communication, notre rôle pour les élections universitaires est de concevoir et de mettre en place des actions de communication à l’attention de tous les membres de la communauté universitaire, les étudiantes et étudiants (appelés “les usagers”) et les personnels.

Les enjeux sont multiples. Il s'agit de leur faciliter l’accès à toutes les informations essentielles - sur l’importance du vote et les enjeux des élections et des conseils centraux, sur le processus électoral et les dates clés, sur les candidatures, les modalités de vote, etc. -  tout en assurant une communication transparente, garante d’un processus électoral démocratique.  
Enfin, la communication peut également être un levier pour susciter l’engagement et la participation des électrices et électeurs !


La direction des ressources humaines (DRH) : 
La DRH est essentielle dans l'organisation des élections universitaires. Elle édite les listes électorales avec précision, garantissant l'inclusion de toutes les électrices et tous les électeurs. Cette tâche exige une expertise et une gestion rigoureuse des données. Pendant le scrutin, la DRH assure le contrôle des statuts des agentes et agents et résout les problèmes potentiels, garantissant ainsi l'intégrité du processus électoral. Son rôle d'appui est indispensable pour assurer le bon déroulement des élections et maintenir la confiance dans le processus démocratique universitaire.

La DAJI précise que, de leur côté, la Direction des études et de la formation (DEF) et la Direction de la recherche et des études doctorales (DRED) assurent le même travail pour les usagers, les chercheuses,les chercheurs et personnels rattachés au CNRS.


La Direction des Affaires Logistique et Optimisation des Environnements au travail (DALOE) :
La DALOE est impliquée dans l’organisation des élections universitaires. Au sein de cette direction, dédiée à la logistique des bâtiments et à la prévention, 4 entités concourent activement au bon déroulement des élections.

• Le service affaires générales qui comprend les pôles finances, magasin et chauffeurs a en charge :
  • Les commandes du matériel de vote (isoloirs, urnes, petites fournitures) ;
  • L’entreposage, le suivi du stock des enveloppes et leur acheminement vers les bureaux de vote ;
  • La récupération, après les votes, des bulletins sur les trois sites de l’UPN : Nanterre, Ville d’Avray et Saint-Cloud.
• L’atelier de reprographie est chargé des impressions des bulletins de vote, des professions de foi et autres affichages de campagne
• Le pôle A.D.E est en charge de la réservation des salles pour la préparation des bureaux de vote.
• Le pôle Exploitation et logistique des bâtiments se décline en 4 secteurs et un site (Saint-Cloud). Chaque secteur et le site de Saint-
  Cloud est administré par une ou un responsable logistique qui s’appuie sur des apparitrices et appariteurs et des agentes et agents de la société d'accueil.  Leurs missions dans le cadre des élections sont :
  • la coordination entre les équipes de la logistique afin de réaliser l’expression des besoins relatifs au matériel de vote : les isoloirs, les urnes, le petit équipement ;
  • l’installation de l’appareil de vote ;
  • la logistique opérationnelle pendant les élections et jusqu’au dépouillement.

La direction de la sûreté et de la sécurité incendie (DSSI) :
Dans le cadre de l’organisation des élections aux conseils centraux 2024 la DSSI intervient dans les domaines suivants :

• Protéger les personnes et les biens sur le campus de Nanterre
• Intervenir en cas d’infraction (vol, agressions, etc.).
• Intervenir pour secourir ou évacuer une personne en détresse
• Garantir le fonctionnement normal des institutions, protéger l’administration et les instances.
• Veiller au respect et à l’application des arrêtés mis en place par le Président de l’Université.
• Veiller à l’application des consignes de sécurité.

En quoi consiste concrètement votre travail pour les élections ?
Que préférez-vous dans l’organisation des élections ? Avez-vous une anecdote  sur les coulisses à nous partager ?

Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI) :
L’organisation des élections est un processus complexe - qui peut paraître labyrinthique aux profanes !  -  mais passionnant et attendu : la participation des personnels en témoigne, en 2020, 66,75 % des personnels de l’université ont voté pour élire leurs représentantes et représentants au conseil d’administration de l'établissement (soit plus que le pourcentage de participation au second tour de l'élection présidentielle de 2022). En revanche, la participation étudiante est bien moins importante puisqu’elle avoisine (comme à l’échelle nationale) les 10 %. Ce mouvement abstentionniste est global, l’INSEE constate depuis quelques années un recul net de la participation des jeunes aux élections. Cependant,nous espérons nous inscrire à rebours de ce phénomène global, en contribuant à développer le vote étudiant, notamment grâce à la collaboration de la Direction de la communication, en menant de nouvelles actions de communication et de sensibilisation aux enjeux universitaires.   
Concrètement, la DAJI agit à chaque stade du processus :
En premier lieu, nous proposons l’établissement d’un calendrier électoral. Cette année, cette étape a été plus complexe. En effet, habituellement nos élections se déroulent en début d’année civile, pour se clôturer par une élection à la présidence au tout début du mois d’avril. Or, la crise sanitaire de 2020 a eu pour conséquence de décaler les mandats, avec une prise de fonction du Président au 2 juillet 2020. Les mandats ne pouvant légalement être écourtés, la future ou le futur président sera élu à compter du 3 juillet prochain. Mais organiser des élections des conseils centraux entre les mois de mai et juin était un non-sens pour la démocratie universitaire, à l’heure où les enseignements et la majorité des examens sont terminés. 
La planification et l’organisation des élections passent aussi par l’élaboration d’un rétroplanning précis des actions, des acteurs et des délais de réalisation. 
Par ailleurs, la DAJI doit élaborer l’ensemble des actes administratifs et règlementaires (arrêtés électoraux, formulaires de candidatures, formulaires d’inscriptions sur les listes, procès-verbaux de déroulement du scrutin, PV de proclamation des résultats …) nécessaires aux élections.
L’élaboration des listes électorales et des futures listes d’émargements constitue une étape cruciale de l’élection qui s’appuie sur le travail collaboratif de la DRH, la DRED, la DEF et, bien sûr, la DRI. La DAJI assure alors notamment un rôle de contrôle des critères d'éligibilité.
Avec la DRI et la DirCom, nous nous assurons aussi de la mise en place d’outils permettant une meilleure connaissance et visibilité du processus tout en facilitant les démarches des électrices et électeurs et des candidates et candidats : procédure d’enregistrement des procurations, formulaire dématérialisé d’inscriptions sur les listes, lancement d’un site dédié aux élections, développement des actions de communication en s’appuyant sur l’expérience des élections passées … Cela passe également par l’organisation de formations auprès des personnels pour gérer ces applications et assurer la tenue des urnes.
Ensuite vient l’étape de la réception des candidatures, puis du contrôle de la recevabilité de celles-ci, avant présentation au comité électoral consultatif. Ici, il s’agira de vérifier chaque candidature individuellement pour s’assurer de son éligibilité. 
Enfin, le processus électoral nécessite de s’assurer de l’organisation matérielle de l’élection. Le rôle de juriste ne se concentre pas uniquement sur la vérification des modalités d'élection mais, grâce au travail de la DALOE et de la DSSI, il s’agit aussi de s’assurer du bon déroulement des journées de scrutins. Cela va de la commande des enveloppes et du choix des couleurs des bulletins de vote, à la commande du petit matériel, à la mise en place d’un processus précis et sécurisé d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote (scellage des urnes, conservations durant la nuit, changement d’urnes …).
Enfin, la mobilisation de la communauté universitaire que nous formons va au-delà de la seule action de glisser un bulletin dans l’urne. Cela repose sur l’implication de tous les personnels de l’université pour, par exemple, enregistrer les procurations, tenir les urnes et procéder au dépouillement une fois les scrutins terminés. 
Cette interview est d’ailleurs pour nous l’occasion de vous inviter à prendre contact avec votre responsable administratif, si vous souhaitez vous porter volontaire pour venir les jours de scrutins, tenir les urnes, dépouiller. Nous comptons sur vous ! 
Finir cette interview sur une anecdote ? Il est difficile de n'en retenir qu'une seule, tellement elles sont nombreuses… Pour la DAJI, l'organisation des élections, c’est un marathon d’un an ! Mais nous souhaitons retenir l’ambiance générale que nous vivons pendant ce moment particulier de notre établissement et souligner aussi la mobilisation des collègues qui se rendent volontaires pour nous aider dans la dernière ligne droite, en bousculant leurs plannings pour tenir les urnes ou dépouiller. Ces journées partagées, qui offrent des temps d’échanges constructifs et joyeux - souvent ponctués de fous-rires ! - font aussi la richesse de notre communauté.


La direction des ressources informatiques (DRI) : 
La tâche essentielle de la DRI est la préparation des listes électorales à partir des informations qui nous sont communiquées par les services de la scolarité, les ressources humaines ou la recherche. Nous devons nous assurer que chaque membre de la communauté n’est inscrit sur les listes qu’une seule fois (on parle entre nous de “dédoublonnage”) et les répartir par conseil, collège et bureau de vote. Ces listes servent ensuite comme point de départ à des applications spécifiques (comme les outils qui permettent à chacune et chacun - après authentification - de consulter son profil électoral ou l’ensemble des listes). Nous avons aussi mis en place une nouvelle application très spécifique permettant de gérer les procurations au sein de notre communauté (ouverte seulement pour les personnels à l’occasion de cette campagne).
Pour le reste, il s’agit d’opérations qui entrent dans le cadre habituel de nos activités, comme la mise à disposition d’un site internet dédié aux élections ou la gestion des listes de diffusion servant à la communication des candidates et candidats et à l’exercice du droit d’opposition de chacun des membres de notre communauté.
Ces activités correspondent à ce que nous faisons depuis quelques campagnes déjà. Mais une petite nouveauté cette année a été le travail d’accompagnement que nous avons mené pour aider les collègues à prendre en main des outils de bureautique proposés par notre suite collaborative dans le cadre d’un processus mutualisé de gestion des demandes (les formulaires de demande de rectifications des listes).


La direction de la communication (Dircom) : 
Si nous sommes principalement trois aux manettes à la direction de la communication pour piloter et coordonner les actions de communication relatives aux élections, toute l’équipe met la main à la pâte ! En effet, tous les pôles de la dircom sont impliqués dans la préparation et la mise en œuvre de la communication sur les élections universitaires, dont notamment : 

• Le pôle numérique : pour la conception, la rédaction des contenus et la mise à jour du site elections2024.parisnanterre.fr (en lien avec la DRI pour les aspects techniques), pour la diffusion de messages sur les réseaux sociaux et les sites institutionnels, l’envoi de mailings etc.
• Le pôle graphisme : pour la création de l'identité visuelle de la campagne de communication et la réalisation de nombreux supports imprimés et web : infographies, affiches, flyers, signalétique, etc.
• Le pôle événementiel et diffusion : pour la coordination de la diffusion des supports imprimés sur les campus de Nanterre, et les sites de Ville d’Avray et Saint-Cloud (en lien avec la DALOE)

Le réseau des référentes et référents communication de l’université est également mobilisé pour relayer, en proximité, les informations au sein des composantes et des services de l’université.

Nous suivons un rétroplanning très précis avec de nombreuses étapes échelonnées depuis le mois d’octobre 2023 jusqu’en avril 2024 ! Pour résumer en quelques grandes étapes : tout d’abord nous avons conçu un plan de communication détaillé afin de programmer toutes les actions et prévoir les supports nécessaires pour informer, via différents canaux, la communauté universitaire tout au long de la période électorale.
Ce plan de communication a été présenté au comité électoral consultatif du 23 janvier. Une  fois le plan de communication adopté, nous avons entamé sa mise en œuvre. Des actions de communication sont prévues depuis le lancement de la campagne de communication (le 30 janvier avec la mise en ligne du site elections2024.parisnanterre.fr) jusqu’à la proclamation des résultats (le 29 mars pour les usagers et le 4 avril pour les personnels).

Pour cela, nous travaillons en lien étroit avec les autres directions centrales de l’université, et plus particulièrement avec les collègues de la DAJI et de la DRI, avec lesquels nous échangeons quasiment quotidiennement à ce sujet depuis plusieurs semaines.
Nos métiers sont très différents, nous avons chacun notre langage et nos outils, notre approche des sujets, etc. Travailler en transversalité sur les élections permet de croiser nos regards et nos expertises, et cela nous apporte beaucoup. D’une part, cela nous permet de mieux cerner les enjeux et de découvrir concrètement le travail des autres services centraux et leurs problématiques autour des élections et, d’autre part, notre implication dans ce projet nous permet d'approfondir nos connaissances, on en apprend tous les jours et nous allons bientôt devenir incollables sur le sujet des élections universitaires !

La préparation des élections est un travail de longue haleine, avec des exigences de calendrier, et qui n’est pas toujours simple, mais c’est aussi un travail qui nous enrichit et qui nous permet, à notre niveau, de contribuer à la vie démocratique de notre université.
Alors, on compte sur vous, en mars et en avril : tout le monde vote à l’université !


La direction des ressources humaines (DRH) : 
Le travail de la Direction des Ressources Humaines (DRH) pour les élections aux conseils centraux est essentiel pour la gouvernance démocratique de l'institution. Concrètement, notre implication se déploie à travers plusieurs étapes et activités.
Tout d'abord, notre premier devoir est de préparer les listes électorales en assurant la mise en qualité des données de notre SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines). Cela implique un travail méticuleux permettant de garantir l'exactitude des informations : nous effectuons une vérification rigoureuse des statuts des électrices et des électeurs, nous assurant que chaque individu remplisse les critères requis pour participer au processus électoral. Cette vérification est réalisée en conformité avec les statuts et les réglementations en vigueur et peut parfois nécessiter des échanges avec d'autres services pour valider certains statuts particuliers.
Pendant les jours de scrutin, notre équipe est mobilisée pour répondre aux questions relatives aux listes électorales et résoudre les éventuels litiges qui pourraient survenir.
Ce que nous préférons, dans l'organisation des élections, c'est le sentiment de contribuer directement à la vie démocratique de notre université. Voir les membres de la communauté universitaire exercer leur droit de vote et s'engager activement dans le processus de gouvernance, grâce notamment à notre travail sur les listes électorales, est une source de satisfaction pour notre équipe.
En somme, notre travail pour les élections universitaires consiste à assurer la transparence, l'équité et la légitimité du processus électoral, tout en étant attentifs aux besoins et aux préoccupations des membres de la communauté universitaire.


La Direction des Affaires Logistique et Optimisation des Environnements au travail (DALOE) :
Concernant particulièrement le travail du pôle exploitation et logistique des bâtiments pendant la campagne électorale :
Lors des préparatifs, les équipes :

• Gèrent l’acheminement et l’installation du matériel de vote dans les bureaux de vote (panneaux d’affichage, urnes, isoloirs et isoloirs adaptés au personnes à mobilité réduite (PMR), bulletins de vote, enveloppes, corbeilles, …) ;
• Procèdent au balisage dans chaque secteur afin de faciliter l’accueil et l’orientation des publics (panneaux d’affichage, potelets, fléchage) ;
• Installent les tables dans les lieux de vote afin d’y entreposer l’appareil de vote (consignes de vote, bulletins, enveloppes, listes d’émargements, urnes, petites fournitures…) ;
• Installent les isoloirs dans chaque bureau de vote et des corbeilles à l’intérieur de ces isoloirs. Ils veillent à l’accompagnement des PMR(installation d’isoloirs dédiés, de l’accompagnement humain en garantissant le secret du votant). 

Au moment de la clôture, les équipes  :

• Scellent les urnes en présence de la présidente ou du président du bureau de vote, des assesseurs et scrutateurs ;
• Installent les tables de dépouillement dans les bureaux de vote ;
• Procèdent une fois le dépouillement terminé, à la remise en état de la salle dédiée à l’enseignement.

La direction de la sûreté et de la sécurité incendie (DSSI) :
En complément de son organisation habituelle, la DSSI met en place un dispositif humain afin d’assurer la protection des bureaux de vote ainsi que le respect des zones neutres les jours des scrutins. L’ensemble des agentes et agents de la DSSI sont mobilisés pour garantir le bon déroulement des élections universitaires.