Interview : la Direction Générale des Services (DGS) de l'Université Paris Nanterre

Pascale Saint-Cyr et Goulwenn Letourneux partagent avec nous leur vision de l'université et de leurs missions

Pascale Saint-Cyr, Directrice Générale des Services, Goulwenn Letourneux, Directeur Général des Services Adjoint - Finances, Pilotage, Numérique et Martine Poulin, Directrice Générale des Services Adjoint - RH et appui aux organisations, ont pris leur poste il y a quelques mois à peine, en pleine période de crise sanitaire. Forts de leurs expériences respectives, ils partagent aujourd'hui avec nous leur vision de la gestion d'un établissement de grande envergure comme notre université et nous expliquent leurs missions. Bonne lecture !

Bonjour Madame Saint-Cyr, bienvenue à l'Université Paris Nanterre ! Pouvez-vous vous présenter et nous en dire plus sur votre parcours avant d'arriver à ce poste de Directrice Générale des Services ? 

Pascale Saint-Cyr : Bonjour à tous, j’ai toujours travaillé dans et pour le système éducatif français et essentiellement dans l’enseignement supérieur et la recherche : 13 ans au ministère à la Direction générale de l’enseignement supérieur – observatoire des coûts, modernisation, contractualisation- et à la Direction de la recherche -contractualisation des politiques scientifiques des universités. Dans le champ de la modernisation mon bureau fut l’ancêtre de l’Amue dans ses fonctions de paramétrage des outils de gestion des universités et d’accompagnement à la diffusion des bonnes pratiques. Nous organisions des groupes de travail d’universités pilotes toujours constitués de binômes universitaires et administratifs. Cette expérience m’a convaincue de l’efficacité de la conjugaison des points de vue, des pratiques et de la reconnaissance des professionnalismes. Et mon expérience de DGS (13 ans également d’abord à l’UPEC –passage aux RCE- puis à l’université Paris Diderot) n’a pas démenti l’efficacité de cette conjugaison.

Bonjour Monsieur Letourneux, bienvenue à l'Université Paris Nanterre ! Pouvez-vous vous présenter et nous en dire plus sur votre parcours avant d'arriver à ce poste de Directeur Général des Services Adjoint - Finances, Pilotage, Numérique ? Pourquoi avoir choisi de venir à l'université ?

Goulwenn Letourneux : Merci d’abord pour votre mot de bienvenue ! Je suis très heureux et honoré de rejoindre la communauté nanterroise, que j’ai rejoint le 1er mai dernier. J’ai été très bien accueilli, tant par la gouvernance de l’établissement, par les équipes administratives que par les collègues chercheurs et enseignants-chercheurs avec lesquels j’ai pu échanger.

J’exerce dans la sphère enseignement supérieur et recherche depuis plus de vingt ans : d’abord sur des fonctions opérationnelles, à l’université de Marne-La-Vallée (devenue depuis l’université Gustave Eiffel), puis sur des fonctions transverses, notamment à l’université Paris Dauphine - PSL en qualité de directeur général des services adjoint (de 2008 à 2015) et, plus récemment, à l’Observatoire de Paris – PSL en tant que directeur général des services (de 2015 à 2020). Enfin, ces derniers mois, j’ai exercé au sein du Cnous, pilote national du réseau des Crous ; réseau qui a démontré à nouveau, si besoin était, sa capacité à accompagner et à soutenir les étudiant·e·s, particulièrement en cette période inédite.

J’ai été particulièrement séduit par l’équipe de gouvernance ainsi que par le projet d’établissement, notamment dans ses dimensions pilotage et numérique : nombre de projets à conduire visent à améliorer les services à rendre à la communauté universitaire, tant pour les étudiant·e·s que pour les chercheurs·es et enseignant·e·s-chercheurs·es, et j’espère apporter ma « petite pierre à l’édifice ». L’idée de rejoindre une université de grande taille, reconnue dans le paysage universitaire francilien, et qui véhicule des principes et des valeurs auxquels j’adhère, m’a également séduit.
Enfin, depuis ma prise de poste, un élément supplémentaire m’a également conforté dans ce choix : j’ai ainsi pu mesuré le fort sentiment d’appartenance à l’établissement des personnels que j’ai pu rencontrer et la forte volonté d’être utile pour la communauté.

Bonjour Madame Poulin, bienvenue à l'Université Paris Nanterre ! Pouvez-vous vous présentez et nous en dire plus sur votre parcours avant d’arriver à ce poste de Directeur Général des Services Adjoint - RH et appui aux organisations ?

Martine Poulin : Docteure en sciences de l’éducation, après un parcours académique en gestion des ressources humaines et en psychologie du travail, je capitalise plus d’une vingtaine d’années d’expérience professionnelle. J’ai débuté mon parcours dans le secteur privé comme responsable de formation pendant quelques années, avant d’intégrer la fonction publique et plus particulièrement l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation. J’ai œuvré au Conservatoire national des arts et métiers à Paris, un grand établissement, s’adressant à des adultes inscrits dans une dynamique de formation tout au long de la vie (reconversion, mobilité, développement de compétences…) où j’ai eu l’opportunité d’occuper différentes fonctions et notamment, la dernière qui a été celle de Directrice du Cnam Paris, pendant 5 ans (100 agents, 14000 élèves, 45000 inscriptions, 300 parcours de formation). Les missions à forte responsabilité dont j’avais la charge m’ont permis d’acquérir de solides compétences en management d’équipe, en coordination de projets complexes et en accompagnement des collectifs de travail dans le cadre des transformations organisationnelles et managériales. Sur ce dernier volet, j’ai créé un laboratoire d’innovation sociale, qui était un appui à la professionnalisation des personnels. Par ailleurs, j’ai toujours eu une activité de formation continue sur mes objets de travail ce qui me permet d’une part de rester en lien avec mes pairs et mon réseau professionnels et d’autre part de les valoriser.

Pourquoi avoir choisi l’UPN ?

MP : Après cette riche experience au Cnam, j’ai eu envie à ce stade de mon parcours d’évoluer vers un autre établissement. J’ai donc candidaté sur le poste proposé de DGSA RH à l’Université Paris Nanterre. Cette question du choix du lieu d’exercice est très pertinente car elle a été un critère important pour moi dans ma prise de décision. Tout d’abord, l’UPN est une université dont les valeurs véhiculées de partage, d’écoute, d’accompagnement, de responsabilité sociale et de développement durable… sont des valeurs que je partage. Ensuite les nouveaux défis RH qui sont à relever, en lien avec les évolutions de la fonction publique, constituent un vrai challenge pour moi qui m’animent et que je souhaite partager avec mes équipes. En effet, l’UPN, comme l’ensemble des établissements de l’enseignement supérieur, est traversée par de fortes évolutions, politiques, numériques et doit répondre à une triple exigence de qualité, de transparence et de réactivité attendue de la part de nos usagers. Les ressources humaines sont un levier important de la performance et de la modernisation de nos activités et s’inscrivent au centre des transformations qui concernent à la fois le cadre de sa professionnalisation, point central de son évolution, et du renouvellement de ses fonctions axées sur de nouvelles missions stratégiques, de prospective et de pilotage.

Vous êtes arrivée à l'université dans un contexte particulier, comment avez-vous géré cela ?

PSC : Je ne l’ai pas géré du tout : arriver dans une université c’est plus de 100 personnes nouvelles, une équipe de cadres que vous ne connaissez pas, une équipe présidentielle avec laquelle heureusement vous avez noué contact en deux entretiens de recrutement, mais un mode de dialogue et de réunions nouveau avec là la particularité du confinement : des visages en deux dimensions sans avoir contrairement aux « anciens », mémoire de leur gestuelle. Vous ne construisez pas un mode de fonctionnement entre deux écrans. La contrainte s’est heureusement relâchée et j’ai pu connaître certains de mes interlocuteurs d’abord individuellement et tout récemment en ensembles.

GL : La prise de poste a été effectuée effectivement dans des conditions très particulières et il a été plus difficile jusqu'à la rentrée de septembre de rencontrer sur site tous les acteurs internes. Depuis, nombre d’échanges et de discussions ont pu avoir lieu, essentiellement en présentiel, en alternant parfois avec du distanciel. La crise sanitaire a mis d’autant plus en avant la nécessité de disposer d’outils collaboratifs robustes, bien partagés et faciles d’usage.
Nombre d’acteurs internes ont facilité également cette prise de poste et cette intégration au sein de l’établissement, qu’ils en soient ici vivement remerciés ! En particulier, je tiens à remercier ici Thibaut Pierre (NB : notre précédent DGS), qui a joué ce rôle de facilitateur, ainsi que l'équipe de la présidence et les directeurs de service.
Enfin, comme cela est le cas depuis la rentrée, gageons que notre « agora » retrouve rapidement et conserve tout ce qui fait sa richesse et sa diversité : des échanges animés et des contacts directs !

MP : Intégrer une nouvelle structure en pleine crise sanitaire n’est jamais facilitant néanmoins j’étais consciente de ce contexte très particulier. A mon arrivée, j’ai été bien accueillie en présentiel par le Président, la VP Relations Humaines et Sociales, la VP CA et le DGS et les quatre chefs de service de la DRH.
Mon immersion s’est faite assez facilement car j’ai été plongée rapidement dans « le bain » : j’ai participé à de nombreuses réunions à distance au cours desquelles j’ai été présentée aux collègues des services, des UFR…. Mon équipe de proximité de cadres et les collègues de la DRH ont facilité mon intégration et je les en remercie chaleureusement.
Au début, j’ai eu une phase d’observation, de capitalisation des informations et de décryptage des usages et codes de fonctionnement de l’UPN. Puis j’ai contribué à des projets concrets avec les équipes RH (plan de formation des personnels, lignes directrices de gestion, télétravail, …)

Madame Saint-Cyr, quel est, en résumé, le rôle d'une directrice générale des services dans une université ?

PSC : Organiser des résonances. Vous avez un établissement qui a plusieurs missions de par la Loi, la Loi qui répond aux besoins des citoyens. Une ambition nationale qui dans des contextes différents se redéfinit en enjeux locaux. Le Président et son équipe y répondent par un projet politique et la DGS que je suis a pour rôle d’améliorer la réponse des services aux enjeux. Je ne parle pas de la réponse de chaque service mais de la réponse des services ensemble. Chaque service travaille à son amélioration mais un dysfonctionnement peut émerger entre deux services intrinsèquement bien organisés, efficaces, gérant leurs failles internes. Les risques sont aux interstices de l’organisation : entre deux métiers, entre services d’établissements et composantes, entre équipes administratives et universitaires. Mon rôle est de faire travailler ensemble les sujets pour une efficacité collective et de favoriser ainsi une réalisation optimale des projets simples comme complexes.
Travailler ensemble mais avec quelques grands principes fondateurs : 1/ la qualité du service à l’usager dont la continuité du service ce qui en télétravail peut nous demander d’adapter nos organisations et nos systèmes d’information ; 2/ la constitution d’une aide à la décision par la réunion et l’exploitation des informations de gestion comme des données de contexte ; 3/ l’aisance professionnelle (compétences, formation, compagnonnage, dialogue sur les enjeux) qui permet à chacun de déployer ses compétences. En fait ces trois grands principes sont « faciles », tout le monde y adhère mais avec des visions de périmètre différentes. Au carrefour des problématiques, il me revient de faire résonner les visions des uns avec celles des autres, non pour en faire une unique mais pour les articuler, pour qu’elles s’enrichissent les unes des autres au bénéfice d’une qualité globale du service.


Monsieur Letourneux, votre poste mentionne "Finances, Pilotage, Numérique", quel est votre rôle dans ces domaines ?

GL : Je conçois mon rôle de la manière suivante, sans que cela soit bien entendu figé :

- Auprès de Pascale Saint-Cyr, notre directrice générale des services et avec les directrices générales adjointes, assurer une transversalité entre équipes de gestion, faire du lien, créer des synergies et veiller à la mise en œuvre des projets et chantiers de l’établissement ;

- Éclairer les choix possibles et conseiller la gouvernance dans la prise de décision, porter les projets dans ces différents domaines en synergie avec les composantes internes ; à titre d’exemple, l’université s’est engagée récemment sur la construction et le déploiement d’un système d’information décisionnel, construit avec plusieurs universités, et dans lesquels plusieurs directions métiers se mobilisent déjà : ce projet « communautaire » permettra, à terme, de disposer et d’exploiter des informations et indicateurs, utiles pour mieux piloter l’établissement : beau chantier en cours !
- Poursuivre et amplifier l’amélioration de la gestion avec les équipes (DRI, direction financière, aide au pilotage), en partenariat avec les autres directions métier et en lien avec les composantes internes, tant en matière d’organisation interne, de processus, que de management transversal.

Madame Poulin, votre poste mentionne « appui aux organisations » pouvez-vous nous en dire plus sur cet aspect ? 

MP : Analyste du travail depuis 2008 et certifiée change master de l’ESSEC, j’ai accompagné des institutions publiques dont le Cnam dans leur période de transition organisationnelle et managériale. D’ailleurs c’est au vu de mon parcours et mes acquis dans ce domaine organisationnel que la mention « Appui aux organisations » a été rajoutée à mon titre et à mon périmètre d’activité par mes recruteurs. C’est sur ce volet qu’est ma réelle plus-value sur ce poste de DGSA RH et appui aux organisations.
Coupler les réflexions RH avec celles liées aux évolutions des organisations de travail est un sujet capital aujourd’hui. Les activités de travail sont vivantes et de fait ne peuvent être appréhendées de manière statique. Les évolutions réglementaires et la loi de la transformation publique vont aussi dans ce sens.

Pour donner un exemple concret, le télétravail est une nouvelle modalité de travail qui vient réinterroger nos missions et nos collectifs de travail et qu’il faut appréhender au niveau de l’organisation collective et non de manière individuelle, comme dans le cas du travail à distance contraint que nous avons connu lors de la crise sanitaire.
Dématérialisation et digitalisation des actes de gestion, évolutions des métiers, transferts des compétences, nouvelles pratiques professionnelles, amélioration continue de la qualité du service rendu aux usagers … sont autant de défis auxquels l’UPN doit répondre et qui impactent les modes de travail. Selon moi un des focus pour répondre à ces objectifs consiste à travailler sur les organisations de travail et les collectifs afférents. Les DRH sont forcément très attendus pour accompagner ces changements. Qu’il soit collectif ou individuel, l’accompagnement devra principalement porter sur la formation, la mobilité et la reconversion professionnelle. 

De plus, en lien avec l’Amue et l’association Sup DRH, je copilote avec une collègue de l’Université de Bordeaux, une communauté de praticiens sur l’accompagnement des transformations organisationnelles et managériales « Atom ». L’idée est de proposer un espace d’échanges de pratiques et de professionnalisation à ces nouveaux métiers émergents.

Quels sont les enjeux actuels auxquels vous devez faire face ?

PSC : - Rétablir une qualité du fonctionnement qui a souffert du confinement et du départ de nombre d’agents qui sont remplacés par d’autres dont l’arrivée et la montée en compétences opérationnelles requièrent du temps.

- Rétablir une confiance : on se méfie de tout nouveau DGS et avec raison ! des espoirs peuvent être déçus car leur confirmation est longue.
- Renforcer une culture du fonctionnement collectif qui est longue à sembler utile. Elle dépasse les processus pourtant indispensables, réclame une autoévaluation et surtout d’accepter une co-évaluation entre services performants mais interdépendants pour le service global à l’usager. Basée sur une analyse permanente des enjeux et des risques, lorsque la confiance transversale entre acteurs est là, elle donne une agilité extraordinaire à notre organisation.


Quelle est votre vision de la gestion des services dans un établissement qui pourrait être classé parmi les villes françaises de taille moyenne en terme de population ?

PSC : Nous ne gérons pas une ville moyenne jour et nuit : la nuit il nous faut « seulement » veiller à ce que nos bâtiments ne subissent aucun dommage et contribuer à la paix de ceux qui vivent sur le campus : les étudiant·e·s logés par le CROUS et nos personnels qui ont des logements de fonction avec des astreintes. En revanche, regardez nos vies les jours travaillés : 7-8 hres de travail, 1h- 1h1/2 de repas et pauses…, 2hres de transport, 7hres de sommeil, 3hres autour des repas à la maison, quelques activités obligatoires, 1h 2hres sans contrainte ? Nous devons tout faire pour que nos professionnalismes individuels et collectifs rendent notre activité professionnelle intéressante… et qu’elle n’attriste pas les heures sans contraintes des agents. C’est ma contribution possible à l’impératif d’un développement sociétal durable. Je sais qu’une réussite totale est improbable, mais si on ne se la donne pas comme objectif, on n’y sera pas vigilant.

GL : Je suis très attaché effectivement aux échanges directs car rien ne remplace à mon sens les interactions directes entre individus, parfois spontanées, parfois vives : il est souvent plus aisé de percevoir, de cerner et de comprendre les attentes d’un interlocuteur présent plutôt qu’à distance. La période écoulée a également mis en lumière la nécessité de (re)construire nos collectifs de travail, en alternant temps collectifs et individuels, temps informels et temps plus formels. Tirons leçon en tout cas de cette période inédite pour imaginer et construire ces collectifs de travail.

MP : L‘UPN compte en effet plus de 2000 salarié·e·s (administratifs, enseignant·e·s, enseignant·e·s-chercheurs·es) et 2000 vacataires. Ma vision des RH est de fédérer une dynamique collective autour de projets co-construits et partagés. Donc je serai tentée de dire que la taille n’est pas un problème au profit de la motivation et de l’envie de… que nous pouvons susciter chez les personnels.
Communiquer, échanger, écouter, produire et construire ensemble, faire confiance, accompagner… pour permettre à chacun.e de (re)devenir acteur de son projet professionnel et de son collectif de travail, tel sera notre réussite.

Comment garder justement l’aspect « humain » dans une structure de cette envergure, dans un contexte où presque tout se fait distance depuis un an et demi. ? Sacré défi !

PSC : Vous avez de petites structures glaciales et de grandes où de nombreux lieux de rencontres formelles ne compensent pas l’impersonnel de l’institution. Se sentir entendu, respecté dans son professionnalisme et la pertinence de sa trajectoire, même au sein d’une structure de grande amplitude qui est responsable d’un service global et négocie avec des tutelles et partenaires financeurs, donne en revanche une perception d’humanité de la structure.
A l’échelle de l’université et avec nos responsabilités, savoir garder l’aspect humain n’est pas seulement une règle de conduite d’un cadre, ce doit être un mode de travail, de reconnaissance de l’intelligence de l’autre, autrement dit de sa compréhension, de son appréhension d’un sujet qu’on partage. C’est une manière d’être sincère, de construire dans une succession d’interrogations, incompréhensions, révélations pour un ou plusieurs de la pertinence du point de vue d’un autre, reconnaître qu’on a eu tort. Cette humanité sert des sujets aussi divers que l’amélioration d’un processus entre deux acteurs, une révision d’une formation impliquant nombre de métiers cœurs et connexes ou le soutien à un projet de recherche.

MP : La première richesse d’un établissement d’enseignement supérieur est sa richesse humaine. Partant de ce postulat, il s’agira de fédérer des actions qui maintiennent des temps de travail en présentiel. Le distanciel est une modalité de travail qui reste partielle aujourd’hui à l’UPN : une journée de télétravail est proposée et peut-être deux à compter de janvier 2022. Il faut envisager le travail à distance comme une complémentarité au présentiel, dans une continuité et pas comme une rupture qui déconnecte le sujet de son collectif de travail.

Madame Poulin, quels sont vos souhaits et projets pour cette rentrée et cette année 2021-2022 ? Des événements permettant aux agents de se retrouver feront-ils leur grand retour (fête des personnels, arbre de Noël, autres…. ?)

Les projets portés par la DRH font partie intégrante du projet d’établissement 2021-2025. Ils s’inscriront dans un schéma directeur RH pluri-annuel que je construis actuellement avec mes équipes et que j’aurai l’occasion de vous présenter plus en détail lors d’un prochain numéro. Les grands objectifs de ce schéma directeur RH visent à :

- Participer à une meilleure attractivité de l’Université (recrutement, régime indemnitaire)
- Améliorer la qualité du service rendu à nos usagers (enseignant·e·s, enseignant·e·s-chercheurs·es, administratifs, partenaires, entreprises…) en optimisant les modes de fonctionnement
- Améliorer les conditions de travail et la qualité de vie au travail
- Favoriser le développement de compétences des personnels (formation initiale et continue, conseil, échanges de pratiques…)
- Accompagner le changement

En fonction des évolutions de la crise sanitaire, et je le souhaite vraiment, nous devrions pouvoir organiser de nouveau les évènements tels que la fête des personnels, l’arbre de Noël…), qui permettent en effet aux personnels de se retrouver dans un climat de convivialité. Les équipes organisatrices sont en plein préparatifs actuellement.

Un dernier mot à adresser à nos lectrices et lecteurs ?

PSC : J’ai très envie de travailler avec vous.

MP : C’est ensemble que nous construirons un projet RH partagé et mobilisable pour faire grandir chacun et chacune d’entre nous.

GL : Au plaisir de vous saluer et d’échanger très prochainement avec vous sur site !

Merci d'avoir répondu aux questions de Point COMMUN !